Minijob, Midijob (TZ) oder Vollzeit – welche Kosten entstehen für den Arbeitgeber?

Minijobs gelten als einfach, flexibel und günstig. Gerade wenn zusätzliche Arbeitsstunden abgedeckt werden müssen, liegt es deshalb nahe, zunächst über einen oder mehrere Minijobber nachzudenken.

Doch schon ein Blick auf die Arbeitgeberkosten für einen Minijob zeigt, dass diese Einschätzung zu kurz greifen kann. Für einen gewerblichen Minijob fallen 2026 für Arbeitgeber Abgaben von bis zu 31,17 Prozent zusätzlich zum Lohn an. Bei einem Midijob oder einer regulären sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung sieht die Kostenstruktur anders aus.

Noch interessanter wird die Betrachtung, wenn nicht nur die Lohnnebenkosten verglichen werden. Denn ein Unternehmen kauft keine abstrakten Arbeitsstunden. Es benötigt Menschen zu bestimmten Zeiten, muss Auftragsspitzen oder Ausfälle auffangen können und braucht eine Personalstruktur, die zur operativen Realität passt.

Es geht also nicht nur darum, wie ein Beschäftigungsmodell auf dem Papier aussieht. Entscheidend ist, welche Kombination aus Kosten, verfügbarer Arbeitszeit und Flexibilität zum tatsächlichen Bedarf des Unternehmens passt.

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Welche Personalstruktur ist wirtschaftlich sinnvoll?

Nehmen wir ein vereinfachtes Beispiel. Ein Unternehmen benötigt dauerhaft 300 zusätzliche Arbeitsstunden im Monat. Für die Tätigkeit wird ein Stundenlohn von 18 Euro brutto bezahlt.

Diese 300 Stunden könnten beispielsweise auf neun Minijobber mit jeweils rund 33,3 Stunden verteilt werden. Ebenso wären vier Beschäftigte im Midijob-Bereich mit jeweils 75 Stunden oder zwei Vollzeit Beschäftigte mit jeweils 150 Stunden pro Monat möglich.

Auf den ersten Blick unterscheiden sich die drei Varianten nur durch die Anzahl der Beschäftigten und den jeweiligen Stundenumfang. Für die Geschäftsführung ist jedoch entscheidend, dass hinter derselben Bruttolohnsumme unterschiedliche Arbeitgeberkosten und unterschiedliche organisatorische Auswirkungen stehen. Genau deshalb reicht es nicht, lediglich den Stundenlohn oder das monatliche Brutto miteinander zu vergleichen.

Bei einem gewerblichen Minijob zahlt der Arbeitgeber unter anderem pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie Umlagen und üblicherweise die pauschale Lohnsteuer. Insgesamt können die Abgaben an die Minijob-Zentrale 2026 bis zu 31,17 Prozent betragen; Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung kommen zusätzlich hinzu.

Beim Midijob gilt eine andere Systematik. Der Übergangsbereich reicht 2026 von 603,01 bis 2.000 Euro brutto monatlichem Arbeitsentgelt. Am unteren Ende trägt der Arbeitgeber zunächst 28 Prozent des Arbeitsentgelts als Sozialversicherungsbeitrag. Mit zunehmendem Verdienst sinkt dieser Anteil schrittweise und nähert sich bis 2.000 Euro dem regulären Arbeitgeberanteil von 50% an.

Schon dieser Vergleich zeigt: Der Minijob ist aus Arbeitgebersicht bezogen auf die tatsächliche Arbeitgeberbelastung nicht automatisch die günstigste Beschäftigungsform.

Für eine Geschäftsführung ist das allerdings nur die erste Erkenntnis. Denn selbst wenn eine der drei Varianten rechnerisch einige Euro günstiger ausfällt, sagt das noch wenig darüber aus, ob sie auch betrieblich die sinnvollste ist.

Neun Beschäftigte bieten eine andere Verteilung der Kapazität als vier oder zwei. Gleichzeitig müssen neun Menschen eingeplant, eingearbeitet, geführt und administriert werden. Umgekehrt steigt bei wenigen Beschäftigten die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Hinzu kommt: Wenn tatsächlich 300 Arbeitsstunden im Monat zuverlässig abgedeckt werden müssen, reicht es nicht, die Personalstruktur exakt auf diese 300 Stunden auszulegen. Urlaub, Krankheit oder andere Ausfälle müssen ebenfalls aufgefangen werden können. Die wirtschaftliche Betrachtung endet deshalb nicht bei den reinen Arbeitgeberkosten, sondern muss auch berücksichtigen, wie belastbar die gewählte Personalstruktur im Alltag tatsächlich ist.

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Wenn die gewünschte Flexibilität an Grenzen stößt

Gerade beim Minijob kommt ein weiterer Punkt hinzu, der in der Personalplanung leicht unterschätzt wird: Die Verdienstgrenze begrenzt bei einem festen Stundenlohn auch die verfügbare Arbeitszeit.

2026 liegt die Minijob-Grenze bei 603,00 Euro im Monat. Bei den angenommenen 18 Euro Stundenlohn entspricht das einer maximalen Arbeitszeit von 33,5 Stunden. In unserem Beispiel mit 600 Euro Monatsverdienst ist der mögliche Stundenumfang damit bereits nahezu ausgeschöpft.

Genau hier kann ein Widerspruch entstehen. Unternehmen setzen Minijobber häufig auch deshalb ein, weil sie sich davon Flexibilität bei Auftragsspitzen oder kurzfristigen Personalengpässen versprechen. Wenn der zulässige Stundenumfang aber bereits weitgehend verplant ist, steht diese zusätzliche Flexibilität nur eingeschränkt zur Verfügung.

Zwar gibt es in begrenzten Ausnahmefällen Möglichkeiten, die Verdienstgrenze zeitweise zu überschreiten, als dauerhaft eingeplante Reserve für regelmäßig schwankenden Personalbedarf eignet sich das jedoch nicht. Wenn Mehrarbeit regelmäßig notwendig ist, sollte deshalb geprüft werden, ob das Beschäftigungsmodell überhaupt noch zum tatsächlichen Bedarf passt.

Gerade aus Arbeitgebersicht ist dieser Punkt wichtig. Für die Geschäftsführung bedeutet das: Eine Personalstruktur sollte nicht nur rechnerisch aufgehen, sondern auch genügend Spielraum für den tatsächlichen Arbeitsanfall bieten. Gerade bei regelmäßig schwankendem Personalbedarf lohnt es sich deshalb, zu prüfen, ob der Minijob tatsächlich die passende Beschäftigungsform ist – oder ob andere Modelle mehr Flexibilität bieten.

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Welche Beschäftigungsmodelle kommen noch infrage?

Genau deshalb lohnt sich der Blick über die gewohnte Auswahl hinaus. Zwischen einem klassischen Minijob und einer regulären Vollzeitbeschäftigung gibt es verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeit und Beschäftigungsumfang zu gestalten. Je nach tatsächlichem Personalbedarf können Modelle wie Arbeit auf Abruf, Arbeitszeitkonten oder – wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – kurzfristige Beschäftigungen eine Rolle spielen.

Arbeit auf Abruf klingt zunächst besonders flexibel, ist allerdings kein Modell, bei dem Beschäftigte ohne klare Regeln ausschließlich dann eingesetzt werden können, wenn gerade Arbeit anfällt. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz gibt hierfür konkrete Rahmenbedingungen vor – etwa zu Mindest- und Höchstarbeitszeiten sowie zum zeitlichen Vorlauf, mit dem ein Einsatz angekündigt werden muss. Wer dieses Modell nutzen möchte, sollte sich die genauen Vorgaben vorab mit dem Lohnbüro oder steuerlichem Berater ansehen.

Eine weitere Möglichkeit kann die Beschäftigung von Werkstudenten sein. Unter den Voraussetzungen des Werkstudentenprivilegs besteht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung Versicherungsfreiheit. Dadurch fallen die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber geringer aus als bei einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung.

Es geht deshalb nicht darum, ein bestimmtes Beschäftigungsmodell grundsätzlich zu bevorzugen. Ein Minijob kann für einen klar begrenzten, regelmäßigen Stundenumfang sehr gut passen. In anderen Situationen kann ein höherer Beschäftigungsumfang wirtschaftlicher oder organisatorisch sinnvoller sein. Und bei stark schwankendem Bedarf kann wiederum eine andere Arbeitszeitgestaltung besser funktionieren.

Entscheidend ist zunächst, dass die vorhandenen Möglichkeiten überhaupt bewusst betrachtet werden.

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Personalkosten steuern heißt auch, die Personalstruktur zu hinterfragen

In vielen Unternehmen entstehen Personalstrukturen nicht am Reißbrett. Eine zusätzliche Aushilfe wird eingestellt, weil gerade Unterstützung fehlt. Später kommt eine zweite dazu. Arbeitszeiten verändern sich, Verantwortlichkeiten wachsen und kurzfristiger Bedarf wird mit dem Modell aufgefangen, das bereits bekannt ist.

Das ist im Alltag nachvollziehbar. Es führt aber dazu, dass irgendwann Beschäftigungsformen nebeneinander bestehen, ohne dass noch einmal überprüft wird, ob diese Kombination wirtschaftlich und organisatorisch weiterhin zur tatsächlichen Arbeit passt.

Gerade dann lohnt sich eine andere Perspektive auf Personalkosten. Nicht nur der Bruttolohn und auch nicht nur die Höhe der Lohnnebenkosten sind relevant. Ebenso wichtig sind die benötigte Arbeitsmenge, ihre zeitliche Verteilung, notwendige Vertretungsreserven, kurzfristige Schwankungen und der Aufwand, der durch die gewählte Personalstruktur entsteht.

Wenn eine Geschäftsführung nicht transparent nachvollziehen kann, warum die vorhandene Personalstruktur genau so aufgebaut ist, welche Kosten für das Unternehmen dadurch tatsächlich entstehen und ob andere Gestaltungsmodelle zum Bedarf passen könnten, sollte das Thema gemeinsam mit der Personalabteilung betrachten.

Fehlt intern die Erfahrung, Personalkosten, Beschäftigungsmodelle und operative Anforderungen gemeinsam einzuordnen, kann zusätzlich ein neutraler Blick von außen sinnvoll sein. Nicht mit dem Ziel, möglichst viele Beschäftigungsverhältnisse zu verändern oder ausschließlich die rechnerisch billigste Variante zu finden. Sondern um nachvollziehbar beurteilen zu können, welche Personalstruktur zum Unternehmen passt und wo wirtschaftlich sinnvolle Gestaltungsmöglichkeiten bislang ungenutzt bleiben.

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Wenn Sie Ihre Personalstruktur genauer betrachten möchten

Wenn Personalkosten und Beschäftigungsmodelle bereits als konkretes Handlungsfeld feststehen, können wir diese Fragestellung im 4-Wochen-Intensiv „Personalkosten“ gemeinsam erörtern.

Ist dagegen noch unklar, wo im Unternehmen die wesentlichen Handlungsfelder liegen oder ob Personalkosten nur ein Teil eines größeren Zusammenhangs sind, bietet unser Unternehmens-Check-Up einen breiteren Blick auf die operative Situation und hilft dabei, Themen zu priorisieren.

Quellen: Minijob-Zentrale | DRV – Werkstudentenprivileg