Eisbergmodell zu sichtbaren und schwer einzuschätzenden IT-Kosten wie Lizenzen, Sonderlogiken, Datenprobleme und Migrationen

Die unsichtbaren IT-Kosten: Was Sonderlösungen, Daten und fehlende Standards wirklich kosten

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Wie hoch dürfen IT-Kosten sein?

Diese Frage wird häufig über eine Kennzahl beantwortet: den Anteil der IT-Ausgaben am Umsatz. Solche Benchmarks können eine erste Orientierung geben. Deloitte ermittelte beispielsweise für 2022 ein durchschnittliches Technologiebudget von 5,49 Prozent des Umsatzes und erwartete für 2024 einen Anstieg auf 5,85 Prozent. In einer weiteren Untersuchung lagen die Ausgaben für digitale Transformation 2024 durchschnittlich bei 7,5 Prozent des Umsatzes – davon kamen 5,4 Prozent aus dem IT-Budget. Die Werte zeigen bereits ein grundsätzliches Problem: Je nachdem, was unter IT-Ausgaben, Technologieinvestitionen oder digitaler Transformation verstanden wird, unterscheiden sich die Ergebnisse.

Hinzu kommen deutliche Branchenunterschiede. Eine Deloitte-Auswertung zeigte eine Spannweite von fast acht Prozent des Umsatzes bei Banken und Wertpapierunternehmen bis zu weniger als zwei Prozent in Bau und Produktion. Auch wenn diese Zahlen nicht mehr aktuell genug sind, um daraus heutige Sollwerte abzuleiten, machen sie eines deutlich: Ein branchenübergreifender Vergleich führt schnell in die falsche Richtung.

Die Prozentzahl allein beantwortet deshalb nicht die entscheidende Frage: Wie ist die IT aufgestellt und wofür wird das Geld tatsächlich ausgegeben?

Ein hoher IT-Kostenanteil kann bedeuten, dass ein Unternehmen stark digitalisiert, Systeme konsolidiert, Daten bereinigt und eine zukunftsfähige Architektur aufbaut. Ein niedriger Anteil kann dagegen darauf hindeuten, dass notwendige Modernisierungen verschoben werden und sich technische Altlasten im Hintergrund weiter aufbauen.

Die Höhe der Kosten ist deshalb nur ein Teil der Betrachtung. Mindestens ebenso wichtig ist ihre Zusammensetzung.

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Steigende IT-Ausgaben sind nicht automatisch ein Warnsignal

Die weltweiten IT-Ausgaben steigen weiter. Gartner prognostiziert für 2026 ein Wachstum von 13,5 Prozent auf insgesamt 6,31 Billionen US-Dollar. Für Europa wurde zuvor ein Anstieg um 11,1 Prozent auf rund 1,4 Billionen US-Dollar erwartet.

Daraus lässt sich nicht ableiten, dass jedes Unternehmen sein IT-Budget entsprechend erhöhen sollte. Die Entwicklung zeigt aber, dass höhere IT-Kosten nicht automatisch auf schlechte Steuerung zurückzuführen sind. Cloud-Dienste, Sicherheitsanforderungen, KI, regulatorische Vorgaben und digitale Geschäftsprozesse verändern den Umfang dessen, was die IT leisten und absichern muss.

Die Frage „Geben wir zu viel für IT aus?“ ist daher nicht umfangreich genug.

Vielmehr sollte Frage lauten: Investieren wir in Leistungsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit, oder bezahlen wir vor allem für die Verwaltung historisch gewachsener Komplexität?

Zwei Unternehmen können ähnlich hohe IT-Kosten haben und trotzdem völlig unterschiedlich aufgestellt sein.

Das eine investiert möglicherweise in die Vereinheitlichung seiner Systemlandschaft, verbessert seine Datenbasis und automatisiert bisher manuelle Abläufe. Das kostet zunächst Geld, kann den Betrieb und spätere Veränderungen aber erheblich vereinfachen.

Das andere Unternehmen hält mit vergleichbarem Budget zahlreiche Sonderlösungen, individuelle Schnittstellen und alte Systemversionen am Laufen. Ein großer Teil der verfügbaren Kapazität fließt dann nicht in Verbesserung, sondern in die Beherrschung der eigenen Komplexität.

Was tatsächlich in den IT-Kosten steckt

Ein Teil der IT-Kosten ist leicht sichtbar: Lizenzen, Infrastruktur, interne Mitarbeitende, externe Dienstleister und laufende Projekte. Schwieriger zu erkennen sind die Aufwände, die sich über viele Bereiche, Personen und Jahre verteilen. Für eine realistische Betrachtung lassen sich vier Kostenebenen unterscheiden.

1. Sichtbare direkte Kosten

Zu den direkten IT-Kosten gehören vor allem Softwarelizenzen, Infrastruktur, Cloud-Dienste, interne IT-Kapazitäten, externe Partner und laufende Projekte. Diese Positionen sind grundsätzlich bekannt und in der Budgetplanung abgebildet.

Ihre Höhe sagt allerdings noch wenig über die tatsächliche Aufstellung der IT aus. Steigende Ausgaben können durch eine sinnvolle Modernisierung entstehen. Sie können aber ebenso darauf zurückzuführen sein, dass veraltete oder stark individualisierte Systeme nur noch mit hohem Aufwand betrieben werden können.

2. Laufende Komplexitätskosten

Wesentlich schwerer zu erkennen sind die Kosten, die durch gewachsene Komplexität im täglichen Betrieb entstehen. Sonderlogiken, individuelle Schnittstellen, unterschiedliche Prozessvarianten und unklare Datenstrukturen erhöhen den Aufwand für Support, Dokumentation, Tests und Fehleranalyse.

Diese Kosten tauchen meist nicht als eigener Block auf. Sie verteilen sich auf interne Arbeitszeit, externe Unterstützung und längere Bearbeitungszeiten. Dadurch werden sie häufig als normaler Betriebsaufwand wahrgenommen, obwohl sie auf frühere Entscheidungen zurückgehen.

3. Veränderungskosten

Besonders sichtbar wird die vorhandene Komplexität, sobald sich etwas ändern soll. Updates, neue Anforderungen oder organisatorische Veränderungen müssen dann nicht nur im Standardsystem, sondern auch in allen individuellen Anpassungen und Abhängigkeiten geprüft werden.

Der größte Aufwand liegt dabei oft nicht in der eigentlichen Umsetzung. Analyse, Abstimmung und Tests können deutlich mehr Zeit beanspruchen. Aus einer scheinbar überschaubaren Änderung wird so schnell ein umfangreicheres Projekt.

4. Späte Transformations- und Ablösekosten

Die größte Rechnung entsteht häufig erst Jahre später, wenn ein System modernisiert oder ersetzt werden soll. Dann fehlt unter Umständen die aktuelle Dokumentation, frühere Entscheidungen sind nicht mehr nachvollziehbar und die Personen, die das System ursprünglich eingeführt haben, arbeiten längst nicht mehr im Unternehmen.

Bevor eine Nachfolgelösung eingeführt werden kann, muss deshalb häufig zunächst der Ist-Zustand rekonstruiert werden. Das führt zu zusätzlichen Analysen, Datenbereinigung und Migrationsaufwand und kann gleichzeitig andere Projekte verzögern.

Diese Kosten entstehen nicht isoliert, sondern begleiten eine Applikation über ihren gesamten Lebenszyklus.

Kreisdiagramm zum Lebenszyklus von IT-Kosten mit den Phasen Entscheidung und Einführung, laufender Betrieb, Veränderung sowie Migration oder Ablösung
IT-Kosten entstehen nicht nur bei der Einführung, sondern über den gesamten Lebenszyklus einer Applikation hinweg.

Daten können zum größten Kostentreiber werden

In vielen IT-Projekten zeigt sich erst spät, dass nicht die technische Einführung des neuen Systems die größte Herausforderung ist, sondern die vorhandenen Daten.

Solange die bestehende Systemlandschaft unverändert weiterläuft, bleiben viele Probleme zunächst verborgen. Ähnliche Informationen werden in mehreren Anwendungen geführt, Begriffe sind nicht einheitlich definiert oder es ist unklar, welches System für welche Daten tatsächlich führend ist. Hinzu kommen Freitextfelder, historisch gewachsene Datenmodelle und Schnittstellen, deren Umwandlungslogiken kaum noch nachvollziehbar dokumentiert sind.

Spätestens bei einer Migration oder Systemablösung reicht es deshalb nicht aus, Daten technisch von einem System in ein anderes zu übertragen. Zunächst muss geklärt werden, welche Daten korrekt, vollständig und künftig überhaupt noch relevant sind. Häufig müssen Fachbereiche unterschiedliche Definitionen abgleichen, Dubletten bereinigt und bestehende Zuordnungen neu bewertet werden.

Aus meiner Erfahrung wird dieser Aufwand in frühen Projektplanungen regelmäßig unterschätzt. Kalkuliert wird die technische Migration. Die fachliche Klärung und Bereinigung der Daten wird dagegen oft zu knapp angesetzt oder erst während des Projekts sichtbar.

Das kann erhebliche Folgen haben: Zeitpläne verschieben sich, externe Unterstützung wird notwendig und interne Fachkräfte werden deutlich länger gebunden als vorgesehen. Datenqualität ist damit nicht nur eine Voraussetzung für Reporting oder Automatisierung. Sie beeinflusst unmittelbar die Kosten und die Umsetzbarkeit jeder späteren Veränderung.

Ähnlich ist es bei Schnittstellen und Systemabhängigkeiten: Sind sie über Jahre gewachsen und kaum dokumentiert, wird jede Veränderung aufwendiger, weil zunächst rekonstruiert werden muss, wie Systeme und Daten tatsächlich zusammenwirken.

Technische Schulden binden Budget, das für Neues vorgesehen war

Für diese langfristigen Belastungen wird häufig der Begriff „technische Schulden“ verwendet. Gemeint sind zukünftige Aufwände für Nacharbeit, Wartung und Modernisierung, die durch kurzfristige Lösungen, verschobene Erneuerungen oder zunehmende Komplexität entstehen.

McKinsey geht davon aus, dass Unternehmen zusätzlich zu eigentlichen Projektkosten häufig weitere zehn bis zwanzig Prozent aufbringen müssen, um technische Schulden zu bewältigen. In einer Befragung von 50 CIOs großer Finanz- und Technologieunternehmen gaben die Befragten außerdem an, dass zehn bis zwanzig Prozent des eigentlich für neue Produkte vorgesehenen Technologiebudgets in die Bearbeitung technischer Altlasten fließen. Die Ergebnisse sind aufgrund der untersuchten Unternehmensgrößen und Branchen kein direkter Benchmark für einen mittelständischen Produktionsbetrieb. Sie zeigen aber sehr deutlich den wirtschaftlichen Mechanismus: Ein Teil des Budgets für Neues wird von früheren Entscheidungen bereits gebunden.

Technische Schulden entstehen nicht nur durch alten Programmcode. Auch organisatorische und strukturelle Faktoren können eine vergleichbare Wirkung entfalten:

  • Unklare Datenverantwortung

    Wenn nicht klar ist, wer für welche Daten verantwortlich ist, werden Änderungen langsamer und teurer.

  • Fehlende Dokumentation

    Fehlt Wissen zu Entscheidungen, Schnittstellen oder Sonderlogiken, muss es später aufwendig rekonstruiert werden.

  • Historisch gewachsene Prozessvarianten

    Unterschiedliche Abläufe erhöhen den Abstimmungs-, Test- und Unterstützungsaufwand.

  • Übermäßige Individualisierung

    Viele Sonderlösungen erhöhen dauerhaft die Komplexität bei Betrieb und Veränderung.

  • Veraltete Systemversionen

    Aufgeschobene Erneuerungen erhöhen den Aufwand für Support, Sicherheit und spätere Modernisierung.

  • Abhängigkeit von Wissensträgern

    Liegt kritisches Wissen nur bei wenigen Personen, steigen Risiko und Kosten bei jeder Veränderung.

Nicht jede technische Schuld muss sofort beseitigt werden. Wie bei finanziellen Schulden kann es gute Gründe geben, sie bewusst einzugehen oder zeitweise zu akzeptieren. Problematisch wird es, wenn niemand mehr weiß, wo sie bestehen, warum sie entstanden sind und welche Folgekosten sie verursachen.

Standard ist eine bewusste Unternehmensentscheidung

Aus der Kostenbetrachtung folgt nicht, dass Software möglichst unverändert eingesetzt werden muss. Der Standard des Herstellers und der Standard eines Unternehmens sind nicht automatisch dasselbe.

Ein Unternehmensstandard kann Funktionen der Software, definierte Konfigurationen, gemeinsame Prozesse, Datenmodelle und Schnittstellen ebenso enthalten wie fachlich oder rechtlich notwendige Erweiterungen. Entscheidend ist, dass klar festgelegt ist, was im Unternehmen als verbindlicher Kern gilt und wo begründete Abweichungen zulässig sind.

Sonderlösungen können sinnvoll sein. Das gilt etwa dann, wenn sie eine gesetzliche Anforderung erfüllen, einen geschäftskritischen Prozess unterstützen oder einen belegbaren betrieblichen Nutzen schaffen. Problematisch werden sie vor allem dann, wenn einzelne Anforderungen schrittweise umgesetzt werden, ohne ihre Auswirkungen auf Betrieb, Daten, Updates und eine spätere Ablösung gemeinsam zu betrachten.

Genau hier braucht es Governance. Sie sorgt dafür, dass Abweichungen bewusst entschieden, nachvollziehbar dokumentiert und bei späteren Veränderungen erneut bewertet werden können. So bleibt erkennbar, welche Besonderheiten zum Unternehmensstandard gehören und welche bewusst als Ausnahme bestehen.

Der wirtschaftliche Nutzen eines Standards entsteht deshalb nicht allein durch seine Definition. Er entsteht dadurch, dass Entscheidungen konsistent getroffen und einmal gesetzte Leitplanken auch im Alltag eingehalten werden.

Warum Folgekosten schwer sichtbar sind

Die Folgekosten früherer IT-Entscheidungen werden häufig nicht erkannt, weil Ursache und Wirkung weit auseinanderliegen.

Die ursprüngliche Anpassung wurde möglicherweise vor zehn Jahren beschlossen. Die Personen, die beteiligt waren, sind nicht mehr im Unternehmen. Die damaligen Projektkosten sind abgeschlossen.

Der Gesamtaufwand verteilt sich oft auf mehrere Budgets und Verantwortlichkeiten.

100 % Aufwand

  • Support
    IT
  • Tests
    Fachbereich
  • Datenbereinigung
    Projekt
  • Analyse Altentwicklungen
    Externer Partner

Jede Position ist sichtbar – der gemeinsame Ursprung bleibt trotzdem oft verborgen.

Deshalb reicht eine reine Betrachtung von Kostenstellen oder Jahresbudgets nicht immer aus. Unternehmen müssen zusätzlich verstehen, welche Strukturen und früheren Entscheidungen die laufenden Kosten treiben.

Gerade bei den Betriebskosten lohnt sich dieser Blick. Denn Kosten entstehen nicht nur dort, wo eine hohe Rechnung eingeht. Sie entstehen ebenso durch Zeit, Abstimmungsaufwand, Fehleranfälligkeit, Abhängigkeiten und eingeschränkte Veränderbarkeit.

Die wirtschaftlichste IT ist nicht zwingend die billigste

Standards können Betrieb, Dokumentation, Schulung und spätere Veränderungen deutlich vereinfachen. Sie reduzieren die Zahl der Besonderheiten, die bei Updates, Anpassungen oder einer Ablösung berücksichtigt werden müssen.

Der Weg dorthin verursacht jedoch zunächst selbst Aufwand. Systeme müssen konsolidiert, Prozesse vereinheitlicht und Daten bereinigt werden. Bestehende Lösungen werden möglicherweise abgelöst, Zuständigkeiten neu geklärt und Arbeitsweisen verändert. Während dieser Übergangsphase können die IT-Kosten sogar steigen.

Ein höheres Budget kann deshalb ein Zeichen dafür sein, dass ein Unternehmen seine gewachsene Komplexität aktiv abbaut und in eine stabilere Grundlage investiert. Niedrige Kosten wirken dagegen nur dann wirtschaftlich, wenn sie nicht durch aufgeschobene Modernisierung, personelle Abhängigkeiten oder zunehmende Altlasten erkauft werden.

Für die Steuerung ist daher entscheidend, wie sich die Ausgaben zusammensetzen und welche Wirkung sie entfalten. Investitionen in Standardisierung, Datenqualität oder Modernisierung können kurzfristig belasten, gleichzeitig aber Betriebskosten senken und spätere Veränderungen erleichtern.

Wirtschaftlich ist eine IT dann, wenn ihre Kosten nachvollziehbar sind, ihre Komplexität beherrschbar bleibt und Investitionen die langfristige Handlungsfähigkeit des Unternehmens verbessern.

Kosten verstehen beginnt mit einer Standortbestimmung

IT-Kosten sind Teil der Betriebskosten. Sie lassen sich jedoch nicht allein anhand von Lizenzlisten, Personalbudgets oder Umsatzvergleichen beurteilen. Entscheidend ist, welche Strukturen hinter den Kosten stehen und welche früheren Entscheidungen den heutigen Aufwand prägen.

Erst wenn diese Zusammenhänge nach einer Standortbestimmung sichtbar sind, lässt sich bewerten, wo sinnvoll investiert wird, welche Komplexität geschäftlich notwendig ist und an welchen Stellen historisch gewachsene Strukturen vermeidbare Kosten erzeugen.

Genau hier setzt unser 4-Wochen-Intensiv „Betriebskosten verstehen“ an. Wir machen Kostentreiber und Wechselwirkungen transparent, bewerten gemeinsam die realistischen Handlungsoptionen und legen fest, welche nächsten Schritte wirtschaftlich sinnvoll sind.

Mehr zum 4-Wochen-Intensiv „Betriebskosten verstehen“

Quellen

Bilder: KI-generiert (Symbolbilder)