Eine Inventur zeigt, was zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich vorhanden ist. Sie zeigt aber nicht automatisch, wann und wodurch Abweichungen im Materialfluss entstanden sind.
Der Materialfluss beginnt beim Wareneingang und führt über Lager, Produktion und Qualitätsprüfung bis zur weiteren Verwendung. Auf diesem Weg wird Material zugeschnitten, bearbeitet, gesperrt, umgelagert, verworfen oder als Reststück zurückgelegt. Gleichzeitig sollen Stücklisten, Artikelnummern und Buchungen diese Veränderungen korrekt abbilden.
Passen der tatsächliche Materialfluss und seine Abbildung im System nicht zusammen, entstehen Bestandsabweichungen häufig lange vor dem eigentlichen Zähltag.
Ein Profil liefert weniger Teile als rechnerisch vorgesehen. Ein noch verwendbarer Abschnitt wird entsorgt. Ein Bauteil erhält durch einen Bearbeitungsschritt eine andere Artikelnummer. Gesperrtes Material ist physisch vorhanden, aber nicht verfügbar. Eine gelieferte Mehrmenge wird nicht eingebucht.
Jede einzelne Abweichung kann klein wirken. Über viele Aufträge und Materialbewegungen hinweg entsteht daraus jedoch ein Bestand, der im System anders aussieht als in der betrieblichen Realität.
Die entscheidende Frage lautet deshalb: Bildet der Systembestand den tatsächlichen Weg und Zustand des Materials noch richtig ab?
Inhalt
Wenn das System mehr verspricht, als das Material hergibt
Stücklisten beschreiben, welche Materialien und Mengen für ein Fertigprodukt benötigt werden. Damit bilden sie eine wichtige Grundlage für Planung, Kalkulation und Bestandsführung. Daraus und aus dem vorhandenen Rohmaterial leiten sich die Fertigungsaufträge ab. Diese Angaben können fachlich korrekt angelegt worden sein und trotzdem mit der Zeit von der tatsächlichen Produktion abweichen.
Ein Beispiel ist ein sechs Meter langes Aluminiumprofil, aus dem laut Planung eine bestimmte Anzahl an Bauteilen entstehen soll. Rechnerisch werden vielleicht acht Teile erwartet. In der Fertigung zeigt sich jedoch, dass regelmäßig nur sieben nutzbare Teile entstehen.
Der Grund kann in der tatsächlichen Schnittbreite, in notwendigen Abständen, in der Beschaffenheit des Ausgangsmaterials oder in einem nicht nutzbaren Profilende liegen. Entscheidend ist an dieser Stelle nicht, welche technische Ursache im Einzelfall wirkt. Entscheidend ist, dass der reale Verbrauch höher ist als der Verbrauch, mit dem das System rechnet. Wird diese Abweichung nicht erkannt und der Fertigungsauftrag nicht korrigiert, wiederholt sie sich mit jedem Auftrag.
Das System geht weiterhin davon aus, dass aus dem eingesetzten Material acht Teile entstehen. Tatsächlich werden nur sieben gefertigt. Das Rohmaterial ist deshalb früher aufgebraucht, als es laut Bestandsrechnung sein dürfte.
Bei einem einzelnen Auftrag fällt die Differenz möglicherweise kaum auf. Werden dieselben Teile jedoch regelmäßig in größeren Mengen gefertigt, summiert sich die Abweichung. Erst bei einer Bestandskontrolle oder Inventur wird sichtbar, dass weniger Material vorhanden ist als erwartet.
Die Inventur hat den Fehler dann nicht verursacht. Sie macht lediglich sichtbar, dass die Annahmen in den Fertigungsaufträgen und im System nicht mehr zur tatsächlichen Materialausbeute passen.
Systemannahme und tatsächliche Ausbeute
Kalkulierter Materialverbrauch
Tatsächlicher Materialverbrauch
Eine kleine Abweichung je Auftrag kann sich über viele Fertigungen zu einer deutlichen Bestandsdifferenz entwickeln.
Verschnitt, Ausschuss und Reststücke folgen nicht immer der Systemlogik
Zum Materialfluss gehören nicht nur die Teile, die am Ende in ein Produkt einfließen. Auch Verschnitt, Ausschuss und verbleibende Reststücke verändern den tatsächlichen Bestand. Sie werden jedoch nicht immer so erfasst und weiterverwendet, wie es die Bestandslogik voraussetzt.
Bei einem Zuschnitt bleibt beispielsweise ein Abschnitt von 30 Zentimetern übrig. Für das ursprünglich gefertigte Bauteil wird dieser Abschnitt nicht mehr benötigt. Für ein anderes Bauteil mit einer Länge von 25 Zentimetern wäre er jedoch weiterhin verwendbar. Wird der Abschnitt sauber gekennzeichnet, gelagert und später einem passenden Bedarf zugeordnet, bleibt er nutzbares Material.
Wird er dagegen entsorgt oder ohne eindeutige Zuordnung abgelegt, verschwindet er aus dem tatsächlichen Materialfluss. Für das kleinere Bauteil wird später erneut ein neues Profil verwendet, obwohl ein geeigneter Abschnitt bereits vorhanden gewesen wäre. Dadurch entstehen mehrere Effekte gleichzeitig.
Das Ausgangsmaterial wird schneller verbraucht. Die tatsächliche Ausbeute fällt geringer aus als geplant. Neues Material wird beschafft oder angebrochen. Gleichzeitig ist möglicherweise nicht eindeutig nachvollziehbar, ob der Abschnitt als Verschnitt, Ausschuss oder verwendbarer Restbestand behandelt wurde.
Auch Qualitätsabweichungen können die reale Materialausbeute verändern. Ist ein Profil an einem Ende beschädigt oder verzogen, kann das letzte vorgesehene Bauteil möglicherweise nicht mehr gefertigt werden. Damit entstehen aus dem gleichen Ausgangsmaterial weniger verwendbare Teile als geplant.
Wird diese Abweichung lediglich in der Fertigung aufgefangen, ohne dass der tatsächliche Verbrauch oder Ausschuss korrekt zurückgemeldet wird, bleibt die ursprüngliche Systemannahme bestehen. Der Fertigungsauftrag rechnet weiterhin mit der theoretischen Ausbeute. Die Produktion arbeitet bereits mit einer anderen Realität.
Was wird aus dem Restmaterial?
Nicht jedes verbleibende Material ist automatisch Abfall. Ebenso ist nicht jedes physisch vorhandene Reststück noch sinnvoll verwendbar.
Damit Bestände stimmen, muss erkennbar sein, was mit dem Material geschehen ist und welchen Status es besitzt.
Verschnitt
Technisch nicht weiter nutzbar
Ausschuss
Aufgrund von Qualität oder Bearbeitung nicht verwendbar
Reststück
Für einen anderen Bedarf grundsätzlich noch einsetzbar
Der Status entscheidet darüber, ob Material entsorgt, weiterverwendet oder wie er im Bestand geführt werden muss.
Bearbeitungszustände verändern den Artikel
Ein Bestand besteht nicht nur aus einer bestimmten Menge an Teilen. Ebenso wichtig ist der Zustand, in dem sich diese Teile befinden. Ein Rohteil kann mehrere Bearbeitungsschritte durchlaufen. Nach jedem Schritt kann es eine andere Artikelnummer, eine andere Verwendungsmöglichkeit und einen anderen Wert besitzen.
Ein Bauteil ohne Bohrung kann beispielsweise später noch als Variante mit einer, zwei oder drei Bohrungen weiterverarbeitet werden. Ein Teil mit einer Bohrung kann noch zu einer Variante mit zwei oder drei Bohrungen werden. Ein Teil mit drei Bohrungen kann dagegen nicht mehr als Variante mit ein oder zwei Bohrungen verwendet werden. Physisch handelt es sich weiterhin um ein sehr ähnliches Bauteil. Bestandsseitig sind es jedoch unterschiedliche Artikel.
Wird ein Teil nach einem Bearbeitungsschritt nicht auf die neue Artikelnummer gebucht, entsteht eine Verschiebung im Bestand. Der ursprüngliche Artikel bleibt im System vorhanden, obwohl er physisch nicht mehr existiert. Der neue Artikel liegt tatsächlich vor, ist aber möglicherweise noch nicht oder nicht in der richtigen Menge erfasst. Das kann dazu führen, dass die Gesamtzahl der vorhandenen Teile plausibel wirkt und trotzdem die Bestände je Artikelnummer nicht stimmen.
Gerade bei ähnlich aussehenden Bauteilen ist die eindeutige Zuordnung entscheidend. Eine Person kann die vorhandene Menge vollständig und sorgfältig zählen und dennoch dem falschen Artikel zuordnen, wenn der Bearbeitungszustand nicht eindeutig erkennbar ist. Damit greift dieses Thema zwar bis in die Inventur hinein. Die Ursache solcher Bestandsabweichungen liegt jedoch häufig bereits im laufenden Prozess.
Der Bearbeitungsschritt wurde nicht richtig gebucht. Die Kennzeichnung wurde nicht angepasst. Das Material wurde in einem Behälter mit einer alten Artikelnummer abgelegt. Oder das System bildet die tatsächliche Abfolge der Bearbeitung nicht verständlich ab.
Ein Material durchläuft mehrere bestandsrelevante Zustände
Rohteil
Teil mit 1 Bohrung
Teil mit 2 Bohrungen
Teil mit 3 Bohrungen
Eine korrekte Menge reicht nicht aus. Sie muss zum richtigen Artikel und zum tatsächlichen Bearbeitungszustand gehören.
Gesperrtes Material ist vorhanden, aber nicht verfügbar
Auch der Qualitätsstatus verändert die Aussage eines Bestands. Ein Material kann physisch im Unternehmen vorhanden sein und trotzdem nicht für die Produktion zur Verfügung stehen. Beispielsweise weist das System einen Bestand von 400 Teilen aus. Im regulären Lager sind jedoch nur 250 Teile auffindbar. Weitere 150 Teile wurden wegen einer Qualitätsauffälligkeit gesperrt. Sind diese Teile räumlich getrennt, eindeutig gekennzeichnet und im System als gesperrt geführt, lässt sich der Bestand nachvollziehen. Die Teile sind vorhanden, gehören aber nicht zum frei verfügbaren Bestand. Fehlt eine dieser Informationen, entsteht ein widersprüchliches Bild.
Die Produktion rechnet möglicherweise mit 400 verfügbaren Teilen. Das Lager kann jedoch nur 250 bereitstellen. Bei der Inventur werden die gesperrten Teile eventuell mitgezählt, übersehen oder dem normalen Bestand zugeordnet. In der Planung bleibt unklar, welche Menge tatsächlich eingesetzt werden kann. Der reine Mengenwert beantwortet deshalb nicht alle relevanten Fragen. Für eine belastbare Bestandsführung muss klar sein, wie viele Teile physisch vorhanden sind, welchen Qualitätsstatus sie haben und welcher Anteil tatsächlich verwendet werden darf. Das gilt nicht nur für vollständig gesperrte Ware. Auch Material in Prüfung oder Material mit noch ungeklärtem Status kann die verfügbare Menge verändern.
Wenn physischer Zustand, Qualitätsstatus und Systemwert nicht zusammenpassen, entstehen Abweichungen, die sich nicht allein durch erneutes Zählen erklären lassen.
Vorhanden ist nicht gleich verfügbar
Der Bestandswert wird erst dann belastbar, wenn Menge, Status und Verfügbarkeit gemeinsam betrachtet werden.
Eine physisch vorhandene Menge kann für die Planung wertlos sein, wenn sie nicht verwendet werden darf.
Schon der Wareneingang kann den Bestand verändern
Nicht jede Bestandsabweichung entsteht in Lager oder Produktion. Bereits beim Wareneingang kann sich der tatsächliche Bestand vom erwarteten Bestand unterscheiden. Auf einer Palette sollen beispielsweise 20 Teile geliefert worden sein. Tatsächlich sind jedoch nur 19 vorhanden. Wird die bestellte oder auf dem Lieferpapier angegebene Menge ohne weitere Prüfung übernommen, beginnt der Bestand bereits mit einer Abweichung.
Die Differenz kann auch in die andere Richtung entstehen. Ein Lieferant gewährt möglicherweise einen Naturalrabatt. Bestellt und berechnet werden 20 Teile, geliefert werden tatsächlich 22. Wenn nur die Bestellmenge eingebucht wird, sind physisch zwei Teile mehr vorhanden als im System. Damit wird deutlich, dass Inventurdifferenzen nicht grundsätzlich Fehlmengen sind. Auch nicht erfasste Mehrmengen können dazu führen, dass physischer Bestand und Systembestand auseinanderlaufen.
Ob und wie intensiv eine Liefermenge geprüft werden muss, hängt von Material, Menge und betrieblicher Relevanz ab. Der entscheidende Punkt ist jedoch, dass die tatsächlich eingegangene Menge und der gebuchte Wareneingang zusammenpassen müssen. Wird an dieser Stelle eine falsche Ausgangsmenge übernommen, zieht sich die Abweichung durch alle weiteren Prozessschritte. Material wird eingelagert, verbraucht, bearbeitet und umgelagert. Das System arbeitet dabei weiterhin mit einem Bestand, der bereits zu Beginn nicht der Realität entsprochen hat.
Der Materialfluss muss im System nachvollziehbar bleiben
Zwischen Wareneingang und fertigem Produkt kann Material viele Stationen durchlaufen. Es wird eingelagert, bereitgestellt, zugeschnitten, weiterbearbeitet, geprüft, gesperrt, freigegeben, umgelagert oder entsorgt. Jeder dieser Schritte kann den Ort, die Menge, den Zustand oder die Verwendbarkeit des Materials verändern.
Damit Bestände belastbar bleiben, müssen die tatsächlichen Materialbewegungen und die systemische Abbildung zusammenpassen. Dabei genügt es nicht, dass ein Warenwirtschaftssystem grundsätzlich über entsprechende Funktionen verfügt. Entscheidend ist, ob die Funktionen zum realen Prozess passen und im Arbeitsalltag nachvollziehbar genutzt werden können.
Ein Material kann physisch an einen anderen Lagerort gebracht worden sein, während es im System weiterhin am ursprünglichen Platz geführt wird. Ein Reststück wird zurückgelegt, erhält aber keine eindeutige Kennzeichnung. Ein Bearbeitungsschritt findet statt, ohne dass die Artikelnummer geändert wird. Gesperrte Ware wird räumlich verschoben, der Status im System bleibt jedoch unverändert.
Auch Medienbrüche können diese Abweichungen begünstigen. Informationen werden zunächst auf Papier notiert und später übertragen. Zusätzliche Materialien werden auf einem freien Zettel erfasst, weil sie auf der Inventur oder Lagerliste nicht vorgesehen sind. Eine Buchung wird zeitversetzt vorgenommen oder geht zwischen zwei Arbeitsschritten verloren.
An jeder einzelnen Stelle kann die Abweichung gering sein. Kritisch wird es, wenn sich solche Abweichungen über viele Materialbewegungen und Fertigungsaufträge hinweg addieren. Dann fällt die Abweichung bei der Inventur entsprechend größer aus, obwohl sich kein einzelner großer Fehler feststellen lässt. Die Bestandsabweichung ist in diesem Fall die aufgelaufene Summe vieler kleiner Unterschiede zwischen geplantem und tatsächlichem Materialfluss.
Von der Lieferung bis zum fertigen Teil
Wareneingang
Tatsächliche Liefermenge weicht ab
Lager
Material liegt an einem anderen Ort
Zuschnitt
Ausbeute oder Verschnitt stimmen nicht mit der Annahme überein
Bearbeitung
Artikelnummer oder Zustand wird nicht angepasst
Qualitätsstatus
Gesperrter Bestand ist nicht eindeutig geführt
Weiterer Lagerort
Umlagerung wird nicht oder verspätet gebucht
Bestandsklarheit entsteht nur, wenn der reale Materialfluss und die Systembuchungen denselben Vorgang beschreiben.
System und Materialfluss müssen dieselbe Realität beschreiben
Verlässliche Bestände entstehen nicht allein durch korrektes Zählen. Sie entstehen, wenn der Fertigungsauftrag zur tatsächlichen Materialausbeute passt, Bearbeitungszustände eindeutig abgebildet werden, Ausschuss und Reststücke nachvollziehbar behandelt werden und gesperrtes Material im System denselben Status besitzt wie in der betrieblichen Realität.
Ebenso wichtig ist, dass Materialbewegungen dort erfasst werden, wo sie tatsächlich stattfinden. Erst wenn Mengen, Artikelnummern, Zustände, Lagerorte und Verfügbarkeit zusammenpassen, liefert der Systembestand eine belastbare Grundlage für Planung, Beschaffung und Produktion.
Wer Inventurdifferenzen dauerhaft verringern möchte, sollte deshalb nicht nur auf den Inventurtag schauen. Entscheidend ist, den tatsächlichen Weg des Materials nachzuvollziehen und dort anzusetzen, wo Systembestand und betriebliche Realität auseinanderlaufen.
Weitere Beiträge zu Inventur, Beständen und Lagerlogistik finden Sie in unserer Kategorie „Lager & Logistik“.
Wie gut bildet Ihr System den tatsächlichen Materialfluss ab?
Wenn Materialien häufiger fehlen, Bestände trotz Inventur unplausibel bleiben oder Fertigungsaufträge und tatsächlicher Verbrauch erkennbar auseinanderlaufen, lohnt sich ein genauerer Blick auf die zugrunde liegenden Abläufe.
Im 4 Wochen Intensiv „Bestände im Griff“ betrachten wir gemeinsam die auffälligen Bestände, die relevanten Materialbewegungen und die dazugehörige Systemlogik. Gemeinsam arbeiten wir heraus, an welchen Stellen die größten Abweichungen entstehen und welcher nächste Schritt realistisch ist.
Ein belastbarer Bestand braucht Übereinstimmung
- Fertigungsaufträge passen zur tatsächlichen Ausbeute
- Ausschuss und Reststücke werden nachvollziehbar behandelt
- Bearbeitungszustände sind eindeutig abgebildet
- Gesperrte Bestände sind klar gekennzeichnet
- Materialbewegungen werden vollständig erfasst
Nächster Schritt
Wir klären zunächst, ob unser 4-Wochen-Intensiv zu Ihrer konkreten Situation passt.