Folge 4: Lesiewicz spricht mit Sven Wiegert, COO der IT-Couch GmbH
Eigentlich sollte die neue Firma „IT-Coach“ heißen. Bei der Markenanmeldung hatte Sven Wiegert sich vertippt – und aus „Coach“ wurde „Couch“. Aus dem Missgeschick wurde ein Slogan: eine bequeme IT-Lösung, bei der sich Kunden zurücklehnen können, während sich die IT-Couch GmbH um den Rest kümmert.
Die Anekdote passt gut zu Sven Wiegert: pragmatisch, unaufgeregt und einem klaren Blick dafür, worauf es bei IT-Projekten im Mittelstand wirklich ankommt. Die IT-Couch GmbH entstand 2018 als zweite Firma neben der Extrinsus GmbH, die er gemeinsam mit seiner Frau gegründet hatte.
Heute verbindet die IT-Couch Beratung, Projektmanagement und Softwareumsetzung. Im Gespräch wird schnell deutlich: Für Sven Wiegert beginnt Digitalisierung nicht beim Tool, sondern beim Prozess. Und genau darin liegt eine der zentralen Erkenntnisse dieser Folge.
Inhalt
Von der Bundeswehr in die Selbstständigkeit
Sven Wiegert war mehr als 16 Jahre bei der Bundeswehr, zuletzt als Berufssoldat. Dort beschäftigte er sich unter anderem mit IT, Datenschutz, IT-Sicherheit, Kommunikation und Projektarbeit. Auch Auslandserfahrung brachte er aus dieser Zeit mit.
Was ihn bis heute prägt, ist nicht nur das technische Wissen, sondern vor allem das interdisziplinäre Arbeiten. Führung, soziale Interaktion, Verantwortung, Struktur und Projektmanagement gehörten früh zu seinem Alltag. Genau diese Mischung wurde später zur Grundlage seiner Selbstständigkeit.
Der Weg in die Unternehmensgründung entstand zunächst nebenberuflich. Über Kontakte aus dem Umfeld der Bundeswehr wurde Sven Wiegert eingeladen, Vorträge zu IT, Datenschutz und IT-Sicherheit zu halten. Daraus entstanden erste Anfragen: Ob er diese Themen nicht auch praktisch für Unternehmen übernehmen könne. Gemeinsam mit seiner Frau, die den juristischen Hintergrund mitbrachte, gründete er zunächst die Extrinsus GmbH. Der Schwerpunkt lag auf Datenschutz, Projektmanagement und IT-Sicherheit. Als Kunden später fragten, ob das Unternehmen nicht nur beraten, sondern auch umsetzen könne, entstand die IT-Couch GmbH als zweite Gesellschaft.
Der Hintergrund ist wichtig: Beratung und Umsetzung wurden bewusst getrennt, um Interessenskonflikte zu vermeiden. Die eine Gesellschaft analysiert, bewertet und berät. Die andere setzt um. Aus dieser Struktur entstand ein Ansatz, der bis heute den Blick von Sven Wiegert auf IT-Projekte prägt: Erst verstehen, dann entscheiden, dann umsetzen.
Digitalisierung ist kein Einzelprojekt
Auf die Frage, was die IT-Couch GmbH macht, beschreibt Sven Wiegert keinen engen Softwarefokus. Stattdessen spricht er von einem ganzheitlichen Blick auf Digitalisierung. Für ihn beginnt Digitalisierung häufig schon bei der Webseite, führt weiter ins CRM, ins ERP, in Projektmanagementsoftware und in angrenzende Speziallösungen wie Rechnungseingang oder andere Nischenanwendungen.
Sven Wiegert bringt diesen Ansatz im Gespräch klar auf den Punkt: „Der Fokus […] ist Digitalisierung über den Prozess zu realisieren.“
Genau dieser Blick prägt die Arbeit der IT-Couch. Digitalisierung wird nicht isoliert betrachtet, sondern entlang der tatsächlichen Abläufe im Unternehmen. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt deshalb nicht nur von Funktionen ab, sondern davon, wie gut sie in den Arbeitsalltag, die bestehenden Prozesse und die strategischen Ziele des Unternehmens passt.
Daraus entsteht der Dreiklang der IT-Couch: Beratung, Projektmanagement und Umsetzung. Wenn eine Standardlösung sinnvoll ist, begleitet das Unternehmen Auswahl und Einführung. Wenn eine individuelle Lösung notwendig ist, wird diese mit eigenen Entwicklern umgesetzt, inzwischen auch KI-unterstützt.
Der entscheidende Gedanke bleibt aber derselbe: Digitalisierung wird nicht über Software allein erreicht, sondern über das Verständnis der Prozesse, die durch Software abgebildet, verbessert oder neu verbunden werden sollen.
Rahmenbedingungen entscheiden, nicht die Software
Auf die Frage, was für ihn ein gutes IT-Projekt ausmacht, verweist Sven Wiegert zuerst auf die Rahmenbedingungen, nicht auf die Software.
Für ihn beginnt ein gutes Projekt deutlich vor der Systemauswahl. Entscheidend ist, ob das Unternehmen zu Beginn wirklich verstanden hat, welches Problem gelöst werden soll, welches Ziel verfolgt wird und welche Veränderung mit dem Projekt verbunden ist. Wenn diese Grundlage fehlt, entsteht die eigentliche Reibung oft erst später: Anforderungen verändern sich, Erwartungen gehen auseinander oder Beteiligte merken im laufenden Projekt, dass sie von unterschiedlichen Annahmen ausgegangen sind.
Aus Sven Wiegerts Sicht braucht es deshalb früh ein gemeinsames Verständnis zwischen Führung, Fachbereichen, IT und den Menschen, die später mit der Lösung arbeiten. Die Führungsebene muss wissen, warum ein Projekt gestartet wird, welchen strategischen Beitrag es leisten soll und welche Auswirkungen es auf Budget, Organisation und Arbeitsweise hat. Gleichzeitig müssen die Mitarbeitenden eingebunden werden, für die sich durch das Projekt konkret etwas verändert.
Seine Haltung fasst er im Gespräch sehr klar zusammen: „Ich fange eigentlich grundsätzlich immer beim Menschen an und beim Prozess an.“
Gerade diese Verbindung aus Zielklarheit, Problembewusstsein und Beteiligung bildet für ihn das Fundament eines tragfähigen IT-Projekts. Ist sie vorhanden, kann ein Team auch schwierige Herausforderungen gut bewältigen. Fehlt sie, wird das Projekt schnell mühsam – unabhängig davon, wie gut die eingesetzte Software ist. Seine Haltung wird im Gespräch sehr deutlich: Ein gutes IT-Projekt beginnt beim Menschen und beim Prozess. Die Software kommt danach.
Warum Menschen und Prozesse vor dem System kommen
Im Gespräch sagt Sven Wiegert sinngemäß: Wenn die richtigen Menschen zusammenkommen, kann ein Team sehr viel erreichen. Das klingt einfach, ist aber im Projektalltag ein zentraler Punkt.
Denn IT-Projekte sind selten rein technische Vorhaben. Sie greifen in Abläufe ein, verändern Verantwortlichkeiten, machen Schnittstellen sichtbar und zwingen Unternehmen dazu, über bestehende Arbeitsweisen zu sprechen. Genau deshalb sind sie oft unbequem.
In einem Projekt treffen Menschen mit unterschiedlichem Wissen, unterschiedlichen Rollen und unterschiedlichen Interessen aufeinander. Manche bringen wichtiges Fachwissen mit, sind aber nicht überzeugt. Andere sind motiviert, verstehen aber die organisatorischen Zusammenhänge noch nicht. Wieder andere sollen Entscheidungen treffen, ohne die operativen Auswirkungen vollständig zu kennen.
Für Sven Wiegert gehört genau das zum Kern von Projektmanagement. Es geht nicht nur darum, Aufgaben zu planen und Termine zu kontrollieren. Es geht darum, ein gemeinsames Verständnis herzustellen, Menschen mitzunehmen und die fachlichen Zusammenhänge so zu strukturieren, dass daraus eine tragfähige Lösung entstehen kann.
Damit wird Projektmanagement im Mittelstand zu einer Übersetzungsaufgabe: zwischen Geschäftsführung, Fachbereich, IT, externen Dienstleistern und späteren Nutzern.
Was im Mittelstand häufig unterschätzt wird
Aus seiner Erfahrung im Mittelstand beobachtet Sven Wiegert ein wiederkehrendes Muster: Nicht die eingesetzte Software ist das eigentliche Problem, sondern die Prozesse dahinter.
Er beschreibt, dass sich der Reifegrad von Prozessen häufig an der Unternehmensgröße ablesen lässt – nicht pauschal, aber als wiederkehrende Beobachtung. Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden arbeitet anders als eines mit 50, 100, 200 oder mehreren Tausend Mitarbeitenden. Mit dem Wachstum verändern sich Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten.
Was in einem kleineren Unternehmen noch über direkte Abstimmung funktioniert, reicht bei wachsender Größe irgendwann nicht mehr aus. Dann braucht es klarere Prozesse, definierte Rollen, belastbare Daten und transparente Übergaben.
Genau an diesem Punkt entstehen häufig Probleme in IT-Projekten. Ein neues System soll eingeführt werden, aber die zugrunde liegenden Prozesse sind nicht sauber beschrieben. Anforderungen ändern sich laufend, Zuständigkeiten bleiben unklar und Fachbereiche bewerten die Lösung unterschiedlich, weil sie von verschiedenen Annahmen ausgehen.
Dann wirkt es schnell so, als funktioniere die Software nicht. Tatsächlich macht sie aber vor allem sichtbar, was im Unternehmen vorher schon ungeklärt war: Prozesse, Rollen, Übergaben und ein gemeinsames Verständnis darüber, wie gearbeitet werden soll.
Wenn das Tool zum Sündenbock wird
Viele Unternehmen kennen diese Situation: Ein neues System wird eingeführt, aber die Akzeptanz bleibt gering. Nutzer sagen, die Software passe nicht. Führungskräfte fragen, warum das Projekt nicht schneller vorankommt. Die IT verweist auf offene Anforderungen. Der Fachbereich fühlt sich nicht richtig verstanden. Sven Wiegerts Perspektive hilft, diese Situation anders zu betrachten. Die entscheidende Frage lautet dann nicht sofort: „Ist das Tool schlecht?“ Sondern: „Ist der Prozess klar genug, den dieses Tool unterstützen soll?“
Denn wenn ein Ablauf nicht sauber verstanden ist, kann auch eine gute Software ihn nicht sinnvoll abbilden. Im Gegenteil: Je strukturierter ein System arbeitet, desto stärker werden Prozesslücken sichtbar.
Das ist gerade im Mittelstand relevant, weil viele Unternehmen über Jahre organisch gewachsen sind. Abläufe haben sich entwickelt, ohne jemals vollständig dokumentiert oder bewusst gestaltet worden zu sein. Vieles funktioniert über Erfahrung, Zuruf, persönliche Verantwortung und gewachsene Routinen. Das kann lange gutgehen. Aber sobald ein IT-Projekt diese Abläufe systematisieren soll, wird sichtbar, wo es keine gemeinsame Grundlage gibt.
Ein Praxisbeispiel: Zwei Jahre in sechs Monaten aufgeholt
Besonders greifbar wird Sven Wiegerts Haltung an einem Projektbeispiel aus der Energiebranche. Sein Team stieg in ein großes CRM-Projekt ein, das bereits seit fast zwei Jahren lief. Mehrere Abteilungen und Teams arbeiteten daran, insgesamt war das Vorhaben strategisch sehr relevant. Die IT-Couch übernahm einen Teilbereich: den Großkundenvertrieb. Gleichzeitig hatte die bisherige Projektleiterin das Unternehmen verlassen, Sven Wiegert kam neu in das Projekt hinein.
Statt sofort Anforderungen umzusetzen, stellte er eine einfache Frage:
„Wie sehen denn die Prozesse bei euch aus?“
Die Antwort war ernüchternd: Es gab keine ausreichend klare Prozessgrundlage. Also investierte das Team zunächst mehrere Monate in die Aufnahme, Strukturierung und Zusammenführung der Prozesse. Der gesamte Sales-Prozess wurde aus verschiedenen Abteilungen heraus betrachtet, aufgebrochen und zu einem Gesamtbild zusammengeführt.
Das war nicht bequem. Von der Führungsebene kam Druck, weil die konzeptionelle Arbeit Zeit kostete. In einem agilen Setup wurde zusätzlich sichtbar, dass klassische Kennzahlen wie Velocity nicht immer gut zu Prozess- und Konzeptarbeit passen.
Trotzdem blieb das Team bei diesem Vorgehen. Erst verstehen, dann umsetzen.
Das Ergebnis war bemerkenswert: Nachdem die Prozessgrundlage stand, konnte das Team in kurzer Zeit massiv aufholen. Was andere Projektbereiche über zwei Jahre nicht sauber abschließen konnten, wurde durch die klare Prozessarbeit innerhalb weniger Monate kompensiert.
Die zentrale Lehre daraus: Zeit, die am Anfang in Prozessverständnis investiert wird, ist keine Verzögerung. Sie kann im weiteren Projektverlauf enorm viel Reibung vermeiden.
Was Unternehmen daraus lernen können
Das Beispiel zeigt sehr deutlich, warum IT-Projekte nicht zu früh in die Umsetzung springen sollten. Gerade wenn der Druck hoch ist, entsteht schnell der Wunsch nach sichtbarem Fortschritt: Anforderungen werden umgesetzt, Systeme konfiguriert, Masken gebaut oder Schnittstellen geschaffen. Doch wenn die Grundlage fehlt, wird Geschwindigkeit später teuer.
Ein tragfähiges IT-Projekt braucht deshalb vor der Umsetzung ein gemeinsames Verständnis davon, welches Problem gelöst werden soll, welche Bereiche betroffen sind und wie der Prozess dahinter tatsächlich funktioniert. Ohne diese Klärung entstehen im Verlauf immer neue Anforderungen, unterschiedliche Erwartungen und Diskussionen darüber, was die Lösung eigentlich leisten soll.
Für mittelständische Unternehmen ist das ein wichtiger Punkt: Nicht jede Verzögerung am Anfang ist ein Problem. Manchmal ist genau diese frühe Klärung der Grund dafür, dass ein Projekt später schneller, stabiler und zielgerichteter umgesetzt werden kann.
Genau darin liegt Sven Wiegerts zentrale Perspektive: Er verschiebt den Fokus weg von der reinen Softwareentscheidung und hin zu den Voraussetzungen, die ein IT-Projekt im Mittelstand tragfähig machen.
Künstliche Intelligenz als Hebel, nicht als Ausgangspunkt
Am Ende des Gesprächs ordnet Sven Wiegert auch das Thema Künstliche Intelligenz ein. Aus seiner Sicht wird KI in den kommenden Jahren sehr viel verändern. Gleichzeitig warnt er davor, KI zu unter- oder zu überschätzen. Seine zentrale Aussage: KI ist ein Hebel, aber nicht der Anfangspunkt.
Wer KI sinnvoll nutzen möchte, sollte vorher die eigenen Prozesse, Fundamente und Daten sauber aufstellen. Erst dann kann KI ihre Wirkung entfalten. Ohne klare Prozesse und belastbare Daten bleibt KI schnell ein Experiment ohne stabile Grundlage.
Auch hier bleibt Sven Wiegert seiner Linie treu: Technologie kann viel ermöglichen, aber sie ersetzt nicht das Verständnis darüber, wie ein Unternehmen arbeitet und wohin es sich entwickeln will.
Interessant ist auch sein Blick auf Mitarbeitende. KI soll aus seiner Sicht nicht einfach Menschen ersetzen, sondern sie als Multiplikator stärken. Wenn Mitarbeitende KI sinnvoll einsetzen können, entsteht ein zusätzlicher Hebel im Unternehmen. Voraussetzung bleibt aber, dass klar ist, wofür dieser Hebel genutzt werden soll.
Was bleibt
Die zentrale Botschaft dieser Folge ist klar: IT-Projekte im Mittelstand scheitern selten nur an der Software. Häufiger scheitern sie an unklaren Rahmenbedingungen, unzureichend verstandenen Prozessen, fehlender Einbindung oder wechselnden Anforderungen.
Sven Wiegert zeigt im Gespräch sehr anschaulich, dass gute IT-Projekte früher beginnen müssen: bei Zielbild, Problemverständnis, Prozessklarheit und den Menschen, die später mit der Lösung arbeiten. Erst wenn diese Grundlage steht, kann Software ihre Wirkung entfalten.
Oder anders gesagt: Wer Digitalisierung ernst nimmt, sollte nicht zuerst nach dem passenden Tool fragen, sondern nach dem Prozess, den dieses Tool unterstützen soll.
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Über unseren Gast Sven Wiegert ist COO der IT-Couch GmbH. Mehr über ihn und sein Unternehmen:
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