Wenn Unternehmen mehrmals im Jahr Inventuren durchführen, steckt dahinter oft mehr als reine Sorgfalt. Häufige Inventuren können sinnvoll sein – dauerhaft lösen sie jedoch selten die eigentlichen Ursachen.
In vielen Unternehmen gehört die Inventur zum festen Jahresablauf. Sie ist notwendig, sie kostet Zeit und sie bindet Ressourcen. Problematisch wird es dann, wenn es nicht bei der jährlich vorgeschriebenen Inventur bleibt.
Manche Unternehmen führen zusätzlich unterjährig, halbjährlich, quartalsweise oder in einzelnen Bereichen sogar noch häufiger eine Inventur durch. Auf den ersten Blick wirkt das nachvollziehbar: Wenn Bestände nicht sauber stimmen, will man genauer hinschauen. Genau dort beginnt aber das eigentliche Problem.
Denn häufige Inventuren schaffen noch keine besseren Bestände. Sie zeigen zunächst nur, dass etwas nicht sauber läuft. Wer immer wieder zählen muss, behandelt oft das Symptom – nicht die Ursache.
Bestandsabweichung fällt auf
Bei Inventur oder Bestandskontrolle zeigen sich Abweichungen.
Es wird häufiger inventarisiert
Zusätzliche Inventuren sollen das Problem besser kontrollieren.
Aufwand und Kosten steigen
Mehr Zählungen binden Mitarbeitende, Zeit und interne Kapazitäten.
Die Ursache bleibt bestehen
Wenn Prozesse, Daten oder Verantwortlichkeiten nicht geprüft werden, kommt die Abweichung wieder.
Inhalt
Warum zusätzliche Inventuren zunächst nachvollziehbar wirken
Wenn Inventurdifferenzen auftreten, ist der erste Impuls verständlich: Das Unternehmen möchte mehr Sicherheit und entscheidet sich deshalb, häufiger zu zählen, einzelne Lagerbereiche zusätzlich zu prüfen oder den nächsten Inventurtermin vorzuziehen. Auf den ersten Blick scheint das eine naheliegende Reaktion zu sein. Je häufiger kontrolliert wird, desto schneller müssten Abweichungen schließlich auffallen.
Kurzfristig kann dieses Vorgehen tatsächlich sinnvoll sein. Häufige Inventuren können dabei helfen, Auffälligkeiten räumlich oder zeitlich einzugrenzen. Sie zeigen möglicherweise, dass bestimmte Artikelgruppen, Lagerbereiche oder Prozessschritte besonders häufig betroffen sind. Auch die Größenordnung eines Problems lässt sich dadurch zunächst besser einschätzen.
Schwierig wird es, wenn aus dieser vorübergehenden Kontrollmaßnahme ein dauerhafter Ablauf wird. Dann wird immer wieder gezählt, ohne dass sich die eigentliche Situation grundlegend verbessert. Die zusätzliche Inventur gehört irgendwann zum normalen Betriebsablauf, obwohl sie ursprünglich nur helfen sollte, ein Problem genauer zu verstehen.
Spätestens dann sollte nicht mehr nur die Frage im Mittelpunkt stehen, wann erneut gezählt wird, sondern: Warum entstehen diese Abweichungen überhaupt?
Häufige Inventuren kosten mehr, als viele denken
Eine Inventur bindet nicht nur die Mitarbeitenden, die im Lager zählen. Sie muss vorbereitet, koordiniert, durchgeführt, erfasst und ausgewertet werden. Listen oder Scanner müssen bereitgestellt, Lagerbereiche zugeordnet und Verantwortlichkeiten geklärt werden. Während der Aufnahme entstehen Rückfragen, nicht eindeutig zuordenbare Materialien müssen geprüft und auffällige Mengen nachgezählt werden.
Hinzu kommt die Zeit der Mitarbeitenden aus Produktion, Lager, Verwaltung und Führung. In vielen Unternehmen werden Personen aus ihrem eigentlichen Aufgabenbereich herausgenommen, damit die Inventur innerhalb eines begrenzten Zeitraums abgeschlossen werden kann. Diese Stunden fehlen an anderer Stelle – in der Auftragsbearbeitung, bei organisatorischen Aufgaben oder unmittelbar in der Wertschöpfung.
Hinzu kommt, dass die Produktion während der Inventur in vielen Unternehmen ganz oder teilweise stillsteht. Der Produktionsstillstand wird damit zu einem wesentlichen Teil der tatsächlichen Inventurkosten, auch wenn er in der internen Betrachtung häufig nicht separat ausgewiesen wird.
Auch nach dem eigentlichen Zähltag ist die Arbeit häufig nicht beendet. Differenzen müssen nachvollzogen, Buchungen korrigiert und Ergebnisse zwischen verschiedenen Bereichen abgestimmt werden. Je unklarer die Ursachen sind, desto größer wird der Nachbereitungsaufwand. Aus einer vermeintlich begrenzten Bestandsaufnahme wird so schnell ein Vorgang, der über mehrere Tage hinweg Kapazitäten bindet.
Wiederholt sich dieser Aufwand mehrmals im Jahr, sollte deshalb nicht nur die Höhe der Inventurdifferenz betrachtet werden. Ebenso relevant ist, wie viele interne Kapazitäten durch Vorbereitung, Durchführung und Nacharbeit gebunden werden und welche Kosten durch Produktionsunterbrechungen entstehen. Erst wenn auch dieser Aufwand sichtbar wird, lässt sich beurteilen, wie wirtschaftlich der bisherige Umgang mit den Bestandsabweichungen tatsächlich ist.
Wenn häufiger gezählt wird, liegt die Ursache oft woanders
Wiederkehrende Inventurdifferenzen entstehen selten durch einen einzelnen Fehler. Häufig wirken mehrere Ursachen zusammen, die in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens liegen. Das Lager ist dann zwar der Ort, an dem die Abweichung sichtbar wird, entstanden sein kann sie jedoch lange vorher.
Eine fehlerhafte Stückliste kann beispielsweise dazu führen, dass der rechnerische Materialverbrauch nicht zur tatsächlichen Ausbeute passt. Ware kann an einem anderen Lagerort liegen, einen veränderten Bearbeitungsstand haben oder im System nicht eindeutig als gesperrt gekennzeichnet sein. Ebenso können Buchungsabläufe, unklare Zuständigkeiten, ungeeignete Inventurprozesse oder Medienbrüche zwischen Papier, Scanner und Warenwirtschaft die Bestände verfälschen.
Deshalb ist es problematisch, Inventurdifferenzen vorschnell einem einzelnen Bereich oder ausschließlich den Mitarbeitenden im Lager zuzuschreiben. Entscheidend ist nicht, möglichst schnell einen Verantwortlichen zu finden, sondern zu verstehen, an welchen Stellen die Abweichungen entstehen und wie die verschiedenen Faktoren zusammenwirken.
Die wichtigsten Ursachenfelder lassen sich in fünf Bereiche einordnen:
Typische Ursachen hinter wiederkehrenden Inventurdifferenzen
Meist liegt es nicht an einem einzelnen Faktor, sondern an mehreren, die zusammenwirken.
Prozesse
Wird häufiger gezählt, ohne dass jemand die eigentliche Ursache der Abweichung sucht.
Stammdaten & Stücklisten
Falsche Mengen, veraltete Artikelnummern oder Stücklisten, die die Realität nicht mehr abbilden.
Materialfluss & Lagerorte
Material liegt an einem anderen Ort, ist nicht gekennzeichnet oder wird auf dem Weg nicht erfasst.
Menschen & Verantwortlichkeiten
Zählweise, Motivation und Erfahrung der eingesetzten Personen beeinflussen das Ergebnis.
Systeme & Medienbrüche
Scanner, Benutzerkonten oder Papierzettel bilden die realen Abläufe nicht sauber ab.
Häufige Inventuren können solche Abweichungen schneller sichtbar machen. Sie zeigen aber noch nicht, welcher dieser Faktoren im konkreten Unternehmen tatsächlich wirkt. Dafür müssen die auffälligen Bestände, die dazugehörigen Prozesse und die beteiligten Schnittstellen gemeinsam betrachtet werden.
Inventur ist Kontrolle – nicht Ursachenbehebung
Eine Inventur beantwortet zunächst eine klar begrenzte Frage: Welcher Bestand ist zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich vorhanden? Sie vergleicht die reale Menge mit dem im System geführten Bestand und macht Abweichungen sichtbar.
Was die Inventur nicht automatisch beantwortet, ist die Frage, wie eine festgestellte Abweichung entstanden ist. Dafür reicht die reine Bestandsaufnahme nicht aus. Es müssen die vorausgegangenen Buchungen, Materialbewegungen, Prozessschritte und Zuständigkeiten nachvollzogen werden.
Genau darin liegt der Unterschied zwischen Kontrolle und Ursachenarbeit. Die Inventur korrigiert anhand des festgestellten Ergebnisses den Bestand. Ursachenarbeit betrachtet dagegen die Abläufe, Daten und Verantwortlichkeiten, die zu diesem Ergebnis geführt haben. Erst wenn diese Zusammenhänge verstanden werden, können Maßnahmen entwickelt werden, die über die nächste Bestandskorrektur hinausreichen.
Häufige Inventuren können daher kurzfristig helfen, Veränderungen enger zu beobachten. Sie beseitigen aber weder unpassende Buchungslogiken noch unklare Materialflüsse oder Fehler in vorgelagerten Prozessen. Ohne Ursachenklärung zeigt jede weitere Inventur lediglich eine neue Momentaufnahme desselben grundlegenden Problems.
Im nächsten Beitrag dieser Reihe betrachten wir deshalb genauer, warum bereits die Durchführung einer Inventur zu falschen Ergebnissen führen kann.
Vom häufigeren Zählen zur systematischen Ursachenklärung
Wenn ein Unternehmen heute mehrmals im Jahr eine Inventur durchführen muss, ist das unmittelbare Ziel nicht zwangsläufig, bereits im nächsten Jahr nur noch eine einzige Inventur durchzuführen. Ein solcher Sprung wäre häufig unrealistisch und könnte sogar dazu führen, dass wichtige Kontrollen zu früh reduziert werden.
Sinnvoller ist ein schrittweises Vorgehen. Zunächst muss sichtbar werden, in welchen Bereichen die größten Abweichungen auftreten, welche Artikel oder Materialbewegungen besonders betroffen sind und ob sich bestimmte Muster wiederholen. Auf dieser Grundlage lassen sich die wahrscheinlichsten Ursachen eingrenzen und gezielt prüfen.
Dabei reicht es nicht, nur auf den Ablauf des Zählens anzuschauen. Stücklisten, Materialverbräuche, Wareneingang, Produktion, Qualitätsprüfung, Lagerorte, Buchungslogik und eingesetzte Systeme können genauso relevant sein. Gerade weil so viele Bereiche ineinandergreifen, entstehen Inventurdifferenzen häufig nicht an einer einzigen Stelle. Das erschwert es, die Ursachen aus dem laufenden Betrieb heraus eindeutig zu erkennen.
Hinzu kommt, dass sich Unternehmen an gewachsene Abläufe gewöhnen. Häufige Inventuren in einem Jahr werden dann nicht mehr als ungewöhnlich wahrgenommen, sondern als fester Bestandteil des Jahresablaufs. Bestimmte Abweichungen gelten als normal, Verantwortlichkeiten haben sich eingespielt und grundlegende Fragen werden kaum noch gestellt. Nicht unbedingt, weil jemand das Problem ignorieren möchte, sondern weil die betriebliche Routine den Blick auf alternative Erklärungen überdeckt.
Ein strukturierter Blick von außen kann hier helfen. Er stellt nicht nur die Frage, wo eine Differenz sichtbar wird, sondern wie sie entstanden sein könnte. Warum wird an dieser Stelle so gebucht? Weshalb liegen Materialien regelmäßig außerhalb des vorgesehenen Lagerorts? Welche Informationen gehen zwischen Wareneingang, Produktion, Lager und System verloren? Und warum wird häufiger gezählt, anstatt die wiederkehrenden Muster genauer zu untersuchen?
Das Ziel ist keine schnelle Schuldzuweisung und auch kein radikaler Umbau aller Abläufe. Es geht darum, die wichtigsten Ursachen zu erkennen, Maßnahmen nach Wirkung und Umsetzbarkeit zu priorisieren und die Inventurhäufigkeit schrittweise zu reduzieren. Vielleicht führt der erste realistische Schritt von vier Inventuren auf drei. Entscheidend ist, dass dieser Schritt nicht allein durch weniger Kontrolle entsteht, sondern durch verlässlichere Prozesse und Bestände.
Häufige Inventuren sind daher nicht automatisch ein Zeichen besonders sorgfältiger Steuerung. Sie können ein Hinweis darauf sein, dass ein Unternehmen viel Aufwand in die Kontrolle investiert, während die zugrunde liegenden Ursachen noch nicht ausreichend geklärt sind.
Bestände im Griff statt immer nur nachzählen
Wenn Inventurdifferenzen wiederkehren, zusätzliche Kontrollen zum Dauerzustand werden oder unklar bleibt, wo die Ursachen liegen, müssen Bestände, Abläufe und Schnittstellen gemeinsam betrachtet werden.
Im 4-Wochen-Intensiv „Bestände im Griff“ analysieren wir gemeinsam die auffälligen Bestände, die relevanten Prozesse und die Verantwortlichkeiten an den Schnittstellen. Daraus leiten wir ab, wo der größte Hebel liegt und welcher nächste Schritt realistisch ist.
Vier Fragen für den ersten Blick
- Wir führen häufiger Inventuren durch als gesetzlich vorgeschrieben.
- Wir haben noch nie hinterfragt, warum wir häufiger eine Inventur durchführen.
- Wir kennen nicht die Ursachen hinter den Inventurdifferenzen.
- Wir haben unsere Prozesse noch nicht hinsichtlich der Inventurdifferenzen durchleuchtet.